Flere sender regningen på epost
Stadig flere bedrifter velger bort pakking, frankering, postlegging og porto og erstatter papirmølla med noen få tasteklikk. Epostfakturering er et steg på vegen mot elektronisk fakturering som vil være standard om noen år.
- Å legge om til epostfaktura er et stort steg for mange, men flere begynner å se fordelen ved det. Hele den manuelle jobben faller bort, og erstattes av fakturering via epost, sier Oddbjørn Mangrud, systemkonsulent og autorisert regnskapsfører ved Tveit Regnskap .
Alle Tveit Regnskaps kunder har i dag muligheten til å ta i bruk epost-fakturering. Flere av kundene som bruker dette får faktureringen direkte lagt inn i regnskapsprogrammet, og har dermed automatisk lett oversikt over fakturaene i et samlet regnskapssystem. Tveit Regnskap har i løpet av de siste årene jobbet tett med flere bedrifter for at omleggingen til epostfakturering skal gå sømløst, og være best mulig skreddersydd den enkelte bedrifts behov.
Blant dem som har tatt steget er Møgedal Mekaniske Verkstad AS i Suldal.
- Går vi noen år tilbake tok papirarbeid i form av fakturering. Lønning og regnskap storparten av tiden til to av våre ansatte. Denne papirmølla er nå mer eller mindre erstattet av noen tastetrykk hver dag, forteller Leif Bakka, daglig leder i Møgedal Mekaniske.
- Vi måtte se oss om etter løsninger for enda mer effektiv drift, og den tydeligste omleggingen for oss har vært steget mot epostfaktura, sier daglig leder ved Møgedal Mekaniske Verkstad AS i Suldal, Leif Bakka. Foto: Kari aakra
Tidsriktig
I dag sendes faktura ut til kunder via epost fra Møgedal Mekaniske. Alle ordrer, salg og innkjøp registreres automatisk. Innen arbeidsdagens slutt klikkes det på «utsending», og kundene har regningen i eposten samme dag som kjøpet ble gjort. Ingen utskrifter, ingen konvolutter, ingen pakking eller frankering. Og all informasjonen samles automatisk i regnskapsprogrammet.
Siden 1973 har Møgedal Mekaniske utviklet seg til å bli en regional forhandler av traktorer, snøscootere, ATV-er, redskaper og utstyr for både lokale bedrifter, landbruket og privatpersoner. I dag strekker nedslagsområdet seg fra Bergen i nord til Egersund og Sirdalen i sør. Selskapet har een årlig omsetning på ca 30 millioner kroner, og med nye satsing på iMEk-utstyr og planlagt ekspansjon av nedslagsområdet, er bedriften klar for ytterligere vekst i årene som kommer. Da Møgedal Mekaniske feiret 40 år i 2013, hadde bedriften også vokst inn i en ny tidsalder hva papirarbeid angår.
- Det er avgjørende at vi følger med i tiden på det driftsmessige rundt fakturering og administrasjon. Vi måtte se oss om etter løsninger for enda mer effektiv drift, og den tydeligste omleggingen for oss har vært steget mot epostfaktura. Det er fremdeles mange selskaper på vår størrelse som pakker regninger og bruker mye tid på manuell utsending, forteller Bakka.
Mot elektronisk fakturering
Epostfakturering er et mellomsteg på veien mot elektronisk fakturering, som vil være standarden hos de fleste bedrifter i løpet av de kommende årene, spår Mangrud.
Dette kommer som en følge av innføringen av såkalt EHF-fakturering (Elektronisk handelsformat), som ble innført i offentlig sektor i 2012. En EHF-faktura sendes direkte fra avsenders til mottakers økonomisystem, der den leses og behandles automatisk. I motsetning til den mer kjente e-fakturaen som private mottar i sin nettbank, trenger ikke kunde og leverandør inngå noen avtale for å sende EHF-faktura. Det eneste som kreves, er at avsenders fakturasystem har støtte for EHF, og at mottaker er registrert i ELMA (Elektronisk Mottakerregister som driftes av DIFI) der organisasjonsnummer oppgis som adresse.
I desember 2014 gikk det ut over 1 million EHF-faktura i Norge. Norge har da alene passert EU sitt mål for elektronisk fakturering i slutten av 2016. Dette systemet er innført i statlige og kommunale virksomheter og i 2015 vil også kommuner begynne å kreve at faktura sendes som EHF. Dermed kreves det av alle leverandører å sende EHF-faktura til kommunale og statlige kunder.
- Som følge av denne omleggingen vil elektronisk faktura bli enda mer vanlig i det private bedriftsmarkedet. Det er per januar 2015 registrert 32 285 mottakere av EHF-faktura i Norge. De fleste fakturaprogrammer har allerede støtte for elektronisk fakturering, men fremdeles er det mange kunder som ikke har lagt til rette for mottakelse av elektronisk faktura. Det vil nok presse seg frem hos de fleste i løpet av de kommende år. Derfor er det et viktig steg på veien å ta i bruk epostfakturering, for å forberede både kunder og leverandører på papirfri fakturering, sier Mangrud.
